Nella tua azienda come comunicate tu e i tuoi collaboratori se un flusso si è concluso, o va rivista una determinata fase?
Verbalmente con il rischio di perdere informazioni importanti oppure mandando mail manualmente anche quando potresti non essere più tu a farlo?

Entrambi i casi comunque comportano un maggior sforzo cognitivo perché devi ricordarti di svolgere quest’attività togliendo tempo prezioso ad altre procedure in cui magari la tua presenza è fondamentale.

Se la tua azienda prevede processi dove sono coinvolti più attori in fasi diverse del flusso e state cercando un modo per aumentare l’efficacia e l’efficienza dei flussi operativi, probabilmente avrai già notato che non è sufficiente abbandonare l’uso della carta o utilizzare strumenti digitali come Word ed Excel.

Infatti, è necessario anche automatizzare operazioni ripetitive e superflue, così da concentrare le proprie energie in attività più rilevanti. È questo il motivo per cui in ActiveDoc è già incluso di base il Workflow Designer, un potente tool grazie al quale sarai in grado di creare rapidamente e in modo intuitivo workflow corredati ai tuoi documenti, riducendo così tempistiche e costi di sviluppo derivanti dall’impiego di risorse esterne.

Grazie al Workflow Designer ti dovrai preoccupare solo di definire le componenti di ogni flusso, dalla semplice assegnazione per enti o utenti delle varie attività da eseguire in contemporanea o in alternativa, alla definizione delle condizioni di avvio e di completamento che dovranno verificarsi (come il visto positivo di uno o più utenti abilitati o il raggiungimento del valore prefissato di uno o più indicatori). Potrai anche stabilire quali azioni dovranno essere eseguite automaticamente all’inizio e alla fine del workflow, per esempio l’invio di mail o l’esecuzione di codice.

Una volta configurato il flusso, il passaggio da una fase all’altra avverrà in automatico grazie al motore BPM (Business Process Management) e, se ad esempio, l’iter previsto comprende Redazione, Verifica e Approvazione (come rappresenta l’immagine di seguito) per mandare avanti o indietro il flusso basterà semplicemente premere un pollice verde o rosso in caso di giudizio positivo o rosso in caso negativo.

A questo punto avrai perlomeno intuito quanto potrebbe essere vantaggioso per te digitalizzare ed automatizzare i flussi documentali con ActiveDoc, soprattutto perché hai sempre tutte le informazioni tracciate.

Tra l’altro, l’investimento iniziale richiesto per l’acquisto del nostro Documentale Attivo è agevolabile in quanto rientra nei requisiti degli incentivi proposti dal PNRR (ne parliamo QUI).

Se invece vuoi capire meglio come digitalizzare e automatizzare il tuo sistema informativo con ActiveDoc ti permette di ottimizzare l’efficienza dei tuoi processi aziendali, scrivi a commerciale@qualiware.it.