I 5 aspetti principali da considerare quando si sta per iniziare una software selection documentale

Se stai cercando il software documentale per la tua realtà per semplificare i flussi di lavoro e migliorare la gestione dei documenti, sei nel posto giusto. In questa guida, esploreremo i primi cinque aspetti principali da tenere in considerazione quando ci si ritrova a fare una software selection per la gestione dei documenti.

1.Flessibilità

La possibilità di avere un sistema che si adatti realmente ai tuoi processi senza modificarli, se non in parte, è il primo punto e non è un caso. Non considerare questo aspetto è un errore ancora oggi molto diffuso perché costringe gli utenti a lavorare in modo differente da quanto fatto fino a quel momento. In casi simili l’introduzione del nuovo strumento sarà ostica e potrebbe terminare con il naufragio del progetto e, quindi, con ripercussioni negative sia a livello operativo sia economico. Al contrario, un software flessibile e personalizzabile, possibilmente dall’utente stesso (come nel caso di software low code come ActiveDoc), non solo ottimizza la gestione dei processi dato che può aderire precisamente agli stessi, ma favorirà anche l’adozione e la soddisfazione degli utenti

2.Automatizzazione dei Processi.

Laddove è possibile, a prescindere che la tua sia una piccola azienda artigiana, una PMI o un grande gruppo è necessario automatizzare le attività ridondanti. Ad esempio, automatizzare compiti ripetitivi libera il personale da attività manuali, consentendo di concentrarsi su mansioni più strategiche. Ciò aumenta l’efficienza complessiva e riduce il carico di lavoro. Inoltre, riduce il rischio di errori umani, migliorando la qualità del lavoro svolto

3.Integrazione con Altri Strumenti.

È buona prassi in fase di implementazione di un nuovo sistema che gli applicativi presenti in azienda siano integrati tra loro senza particolari criticità. Imputare il dato solo una volta è il primo passo per iniziare un corretto percorso verso la digitalizzazione. In questo modo, si è sicuri che le informazioni siano coerenti e aggiornate su tutti i sistemi. Inoltre, si elimina il rischio di duplicare i dati e di errori di trascrizione.

4.Archiviazione e Ricerca Efficienti.

Una robusta funzione di archiviazione è essenziale, specie se si dispone di una grande mole di documenti archiviati in repository come cartelle su server. Per questo devi assicurarti che il software offra un sistema di archiviazione ben strutturato e che, ad esempio, permetta di importare massivamente i documenti da piattaforme come Google Drive o Dropbox. Allo stesso modo è importante che disponga di una funzione di ricerca avanzata per trovare rapidamente i documenti desiderati in pochi passaggi tramite l’uso di parole chiavi.

5.Monitoraggio di dati, scadenze, informazioni.

Forse l’aspetto più bistrattato durante una selection di un software documentale e quello più richiesto dopo l’adozione. È doveroso valutare il sistema anche per tool come dashboard o report designer, in grado di rendere comprensibili e graficamente accattivanti i dati, le scadenze, lo stato dei documenti e altro ancora. Molte aziende fanno l’errore di valutare questa funzionalità come aggiuntiva e non standard nonostante si servano di questi dati in diverse analisi, questo si traduce con un uso di tempo maggiore del previsto e con il rischio di aver inserito dati non corretti a causa della trascrizione dal sistema ad un foglio di calcolo.

La scelta del software documentale giusto per la tua azienda richiede una valutazione basata su diversi fattori e non solo quelli trattati in questa pagina. L’articolo, infatti, si limita a evidenziare gli aspetti principali a cui prestare particolare attenzione in una primissima fase di scouting e che noi di Analysis (insieme ad altri feature) .

In definitiva, considerare questi punti contribuirà sicuramente a trovare un sistema in grado di migliorare notevolmente l’efficienza del tuo lavoro e garantire una gestione documentale senza intoppi.

Buona ricerca!