BPM Workflow Designer

Molto spesso in azienda un documento deve seguire vari passaggi prima della sua pubblicazione, questo perché deve essere visionato da diversi attori (operatore -responsabile – manager- etc..). In questi casi per allertare chi si ritrova allo “step” successivo, si ricorre all’uso del tradizionale (ma poco efficiente) scambio di mail con un conseguente aumento dei tempi per la gestione di questa attività. 

Oggigiorno, però, immaginare di dover continuamente “rincorrere” il collega per validare o mandare avanti l’attività è qualcosa dal basso valore aggiunto che porta solamente ad una perdita consistente del tuo tempo. Per simili attività la risposta è il BPM (Business Process Management) di ActiveDoc, un tool che ti permette, anche nel caso non avessi competenze informatiche, di disegnare e gestire i flussi in totale autonomia e in modo automatizzato.

Ma cosa significa gestire un processo automatizzandone il flusso informativo e perché dovresti farlo con ActiveDoc?

Gestire un “processo”, in linguaggio informatico, significa strutturare i flussi di informazioni e di attività (workflow) che portano ad un determinato risultato, attraverso un’applicazione informatica che guidi gli utenti nello svolgimento, prevenendo, così, gli errori e le dimenticanze che tipicamente si hanno quando a guidare il tutto sono gli esseri umani.

Il difetto che hanno molti sistemi BPM è di parlare un linguaggio troppo informatico, offrendo molte più opzioni rispetto a quelle necessarie per gestire flussi di bassa-media complessità, che rappresentano numericamente la maggior parte. Il risultato è che nelle aziende spesso si informatizza un numero molto basso di processi, quelli più complessi, lasciando gli altri alla gestione manuale, con tutte le conseguenze del caso. Una simile gestione delle informazioni riduce il tempo rispetto a quanto ne impiegavi prima facendola “manualmente” ma di certo non lo elimina del tutto.

Il tool BPM di ActiveDoc, invece, rappresenta il miglior compromesso fra semplicità di utilizzo e programmazione, e potenza delle funzionalità offerte, consentendoti di informatizzare in tempi molto rapidi un processo, qualsiasi ne sia la complessità, e non solo per la parte di gestione delle attività ma anche per il suo contenuto informativo, grazie all’integrazione nativa con il Form Designer.

L’obiettivo di ActiveDoc è rendere i concetti di workflow familiari anche per le aziende che non si possono permettere un programmatore costantemente dedicato alla progettazione dei tanti flussi documentali che sarebbe opportuno gestire in modo strutturato.

I benefici che avrai, oltre ad un risparmio di tempo notevole nell’esecuzione delle tue attività, saranno molteplici, primo fra tutti dedicarti ad attività dal reale valore aggiunto, ma anche non dimenticare di svolgere le stesse in quanto sarà il sistema stessa che tramite alert via mail ti solleciterà a svolgere l’attività entro i tempi stabiliti.