Ricevere documenti (Word, Excel, Pdf, e-mail, etc.) dai quali ricavare informazioni che vengono copiate e incollate su altri programmi (ERP, CRM, QualiWare), perché servono per elaborazioni successive, è un’attività di routine.

Un esempio, sono le richieste di preventivi, le conferme d’ordine dei clienti, i rapportini di intervento, i DDT o ancora i certificati delle materie prime inviati dai fornitori.

Questi documenti non devono solo essere archiviati, ma devono essere esaminati uno ad uno per estrarne dati indispensabili per mandare avanti il processo.

Un’attività manuale che porta via molto tempo.

Con ActiveDocGPT, la funzionalità di ActiveDoc che sfrutta l’Intelligenza Artificiale Generativa basata su GPT, è possibile dire al sistema (in italiano) quali metadati deve estrarre da qualsiasi tipo di documento (anche cartaceo grazie all’interazione con le multifunzioni e gli scanner di Brother), e sarà ActiveDoc ad archiviarlo automaticamente nel posto giusto, con i metadati richiesti e con la possibilità, quindi, di attivare workflow per la gestione delle attività successive. 

È facile immaginare la quantità di tempo, e di errori, che questa nuova possibilità consente di risparmiare ma molto meglio farlo con un esempio reale.

Test pratico eseguito su diversi clienti.

Ipotizzando che ogni anno l’azienda riceve 10.000 conferme d’ordine, via e-mail, senza ActiveDocGPT, solo per caricare una consegna d’ordine a sistema, collegarla all’ordine relativo e inserire i 3-4 dati che servono, sono necessari almeno 5 minuti (apertura mail, comprensione di cosa si tratta, salvataggio del PDF sul disco, apertura dell’ordine sul gestionale, caricamento del PDF salvato, inserimento dei dati).

Con ActiveDocGPT nulla di tutto questo, se non caricare il documento e scrivere la richiesta, ci penserà il sistema a svolgere queste operazioni e inviare all’operatore un’e-mail di conferma dell’avvenuta operazione (GUARDA IL VIDEO per avere una dimostrazione pratica).

Risparmio totale di 50.000 minuti che corrispondono a circa 100 giorni di lavoro!  

Dalle prove effettuate il risparmio del tempo per queste operazioni è dell’89%. Ottantanove percento!

Ma siamo sicuri possa essere applicato anche nella mia azienda?  

Ovviamente sì, è già utilizzato in diverse aziende con risultati come quello descritto nell’esempio. Non ci credi? PROVALO!