Recupero e controllo delle informazioni con ActiveDoc

E tu non vorresti avere a portata di mano le informazioni che ti servono per proseguire con le tue attività senza richiederle ripetutamente ad un tuo collaboratore?

Si dice che il tempo sia la risorsa più preziosa posseduta dall’uomo, persino più del denaro ed è per questo che tutti dovremmo ottimizzarne al meglio la gestione soprattutto in ambito lavorativo, dove è previsto lo svolgimento di molte attività in un arco temporale limitato.

Alcune volte però non si è consapevoli di impiegarlo nel modo sbagliato e non ci si rende conto che in realtà abbiamo a disposizione alternative che consentono di svolgere la stessa operazione in minor tempo. Altre volte, invece, ce ne rendiamo conto ma continuiamo imperterriti a seguire sempre la stessa direzione solo perché è una nostra abitudine. Si chiama resistenza al cambiamento ed è un atteggiamento cui tende ognuno di noi quando si trova a dover modificare la propria modalità di azione.

Questo è uno dei principali motivi per cui molte aziende non hanno ancora iniziato a digitalizzare i processi aziendali, non rendendosi conto delle vaste opportunità offerte dalle nuove tecnologie, diventate nel corso degli anni sempre più accessibili.

Strumenti come Word ed Excel al giorno d’oggi sono ancora pionieri dell’organizzazione dei flussi informativi di molte aziende nonostante rendano difficile la rintracciabilità delle informazioni e di conseguenza anche il monitoraggio costante per mirare ad un miglioramento continuo dei processi.

Utilizzare i mezzi sopracitati significa perdere molto tempo in attività ricorrenti come la duplicazione di procedure e documenti che possono essere validi per più clienti perché, ad esempio, le modifiche che vanno introdotte sono minime.

Inoltre, visto che tale operazione molto spesso è svolta da un operatore, va sempre considerata la possibilità che possa sbagliare e di conseguenza generare dati inaffidabili.

Persino il reperimento di informazioni importanti, come quelle sullo stato di efficienza dei vari processi aziendali diventa un’attività onerosa e ripetitiva perché costringe l’operatore ad aprire singolarmente file su file o ad utilizzare i search box che però raramente funzionano in modo ottimale. Il rischio, quindi, è quello di non riuscire a trovare in poco tempo informazioni utili.

Questi sono tutti problemi che i nostri clienti da quando utilizzano ActiveDoc non devono più affrontare, così riescono a concentrare i loro sforzi su attività maggiormente prioritarie. Questo perché il nostro Documentale Attivo dispone di un database centralizzato dove archiviare in unico posto tutti i documenti, compresi quelli provenienti da altri gestionali già in uso in azienda, e avere sempre traccia di tutte le modifiche effettuate. In questo modo hanno sempre a disposizione dati strutturati, ben integrati fra loro e pronti da sfruttare per aumentare l’efficienza dei tuoi processi. E, per raggiungere quest’obiettivo, ricorrono alle diverse modalità di recupero istantaneo delle informazioni che il sistema presenta, tra cui:

• ricerca full-text, che permette di risalire a qualsiasi registrazione inserendo una o più parole chiave che vengono ricercate all’interno di ogni singolo documento, con la possibilità di filtrarle per enti, utenti o estendere la ricerca su tutto il database.
• Document Explorer, un pannello completamente personalizzabile in cui poter inserire documenti e procedure che si utilizzano più frequentemente in modo tale da rintracciarle facilmente.
• Dashboard, che rappresentano in chiave grafica ed intuitiva dati costantemente aggiornati e rilevanti per ogni utente, consentendogli quindi di controllare quelli che gli sono veramente utili. 

Queste però sono solo alcune delle funzionalità di ActiveDoc che rispondono alla necessità di risalire velocemente alle informazioni per monitorarle costantemente. Se anche tu vuoi trovare subito dati per te rilevanti in modo tale da migliorare la gestione operativa delle tue attività, allora scrivi a commerciale@qualiware.it.